WFH là gì? Cách thức Work From Home hiệu quả

WFH (Work From Home) đang trở thành xu hướng toàn cầu trong những năm gần đây. Không chỉ xuất hiện mạnh mẽ trong giai đoạn COVID-19, WFH hiện đã trở thành một lựa chọn làm việc bền vững, vừa linh hoạt vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực. Dù vậy, để WFH đạt hiệu quả không phải ai cũng làm được. Bài viết này của LinkCo sẽ giúp bạn hiểu rõ WFH là gì, vì sao mô hình này ngày càng phổ biến và cách để làm việc tại nhà hiệu quả hơn.

WFH là gì?

WFH là viết tắt của Work From Home, nghĩa là làm việc tại nhà hay làm việc từ xa. Đây là mô hình mà nhân viên có thể thực hiện toàn bộ nhiệm vụ công việc từ xa, thông qua internet, các phần mềm cộng tác và hệ thống quản trị trực tuyến.

Mô hình WFH có thể áp dụng toàn phần hoặc bán phần, tùy vào đặc thù của từng bộ phận và quy mô doanh nghiệp. Dù triển khai theo cách nào, mục tiêu vẫn là đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả mà không phụ thuộc vào không gian văn phòng.

Phân biệt Work From Home và Work At Home

Hai khái niệm Work From Home và Work At Home dễ gây nhầm lẫn vì chúng giống nhau ở việc một người làm việc tại nhà. Tuy nhiên, bản chất của chúng tương đối khác nhau:

• Work From Home (WFH): Làm việc cho doanh nghiệp hoặc tổ chức nhưng thực hiện nhiệm vụ từ xa thay vì đến văn phòng. Đây vốn là công việc văn phòng, chỉ khác ở chỗ nhân viên làm online để đảm bảo tính linh hoạt hoặc do một số yếu tố đặc biệt.
• Work At Home (WAH): Công việc vốn được thực hiện tại nhà ngay từ đầu, thường mang tính cá nhân hoặc kinh doanh nhỏ. Mô hình này không liên quan đến công ty hay văn phòng; người làm chủ động vận hành công việc riêng như bán hàng online, làm thủ công, chăm sóc dịch vụ tại nhà…

WFH mang tính “thuộc về doanh nghiệp” còn WAH mang tính “thuộc về cá nhân”. Bạn làm WFH để duy trì công việc công ty từ xa, còn WAH là công việc độc lập mà bạn tự tổ chức cho chính mình.

Để dễ hình dung hơn, dưới đây là bảng so sánh Work From Home và Work At Home:

Lợi ích của WFH

Mô hình WFH mang lại những giá trị rõ rệt cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên. Khi hiểu đúng và triển khai đúng cách, việc làm từ xa có thể tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và cải thiện sự hài lòng của đội ngũ.

Đối với doanh nghiệp

Mô hình WFH giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn hơn và mở rộng khả năng thu hút nhân sự chất lượng. Các lợi ích tiêu biểu gồm:

• Giảm chi phí vận hành văn phòng: WFH giúp cắt giảm chi phí điện, nước, trang thiết bị, bảo trì và đặc biệt là mặt bằng.
• Mở rộng cơ hội tuyển dụng: Doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhân tài từ mọi khu vực, không còn giới hạn bởi vị trí địa lý.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Nhân viên ít bị gián đoạn, tập trung tốt hơn, hiệu quả công việc tăng khi quản lý theo mục tiêu thay vì thời gian.
  Tăng sự hài lòng của nhân viên: Môi trường linh hoạt giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền, từ đó gắn bó hơn với doanh nghiệp.

Đối với nhân viên

Không chỉ cho doanh nghiệp, WFH còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho người lao động, đặc biệt trong việc quản lý thời gian và cân bằng cuộc sống:

• Tăng sự linh hoạt về thời gian: Nhân viên chủ động sắp xếp lịch làm việc phù hợp với nhịp sinh hoạt cá nhân.
• Giảm chi phí và thời gian di chuyển: Không phải tốn thời gian kẹt xe hay chi phí xăng xe, gửi xe mỗi ngày.
• Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: WFH giúp nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, sức khỏe và phát triển bản thân.

Hạn chế của WFH

Bên cạnh những lợi ích rõ rệt, mô hình WFH cũng tồn tại một số hạn chế khiến cả doanh nghiệp và nhân viên gặp khó khăn nếu không có quy trình quản lý phù hợp:

• Khó kiểm soát tiến độ và hiệu suất: Nhà quản lý khó theo dõi tình trạng công việc theo thời gian thực nếu không có hệ thống quản trị đủ mạnh.
• Khó khăn trong giao tiếp đội nhóm: Làm việc từ xa giảm tương tác trực tiếp, khiến việc trao đổi đôi khi chậm trễ hoặc dễ hiểu sai thông tin.
• Mất động lực, dễ xao nhãng: Nhân viên làm việc tại nhà dễ bị cuốn vào việc cá nhân, môi trường không tách biệt khiến sự tập trung giảm sút.
• Thiếu ranh giới giữa công việc và cuộc sống: Nhiều người cảm giác “luôn luôn đang làm việc”, dẫn đến căng thẳng kéo dài.
• Cảm giác cô đơn: Không gặp đồng nghiệp thường xuyên khiến một số nhân viên cảm thấy tách biệt và giảm sự kết nối tinh thần với đội nhóm.

Các loại hình doanh nghiệp phù hợp với WFH

Không phải ngành nghề nào cũng triển khai Work From Home hiệu quả. Mô hình này phù hợp nhất với những doanh nghiệp có công việc vận hành chủ yếu trên máy tính, dễ đo lường bằng kết quả và có thể phối hợp qua nền tảng trực tuyến:

• Doanh nghiệp công nghệ và IT: Công việc lập trình, phát triển sản phẩm, kiểm thử (QA) hay vận hành hệ thống đều có thể thực hiện từ xa. Mọi hoạt động được theo dõi rõ ràng thông qua các công cụ quản lý dự án và quản trị công việc.
• Doanh nghiệp sáng tạo và truyền thông: Các hoạt động như content marketing, thiết kế, SEO, social media hoặc chạy quảng cáo đều phù hợp với WFH. Những đầu việc này được giao theo sản phẩm và dễ trao đổi, phản hồi trực tuyến.
• Doanh nghiệp giáo dục và đào tạo trực tuyến: Các lớp học online, chương trình huấn luyện từ xa hay tư vấn học tập đều dựa trên hệ thống giảng dạy số. Vì vậy, WFH không ảnh hưởng đến quy trình giảng dạy và hỗ trợ học viên.
• Startup và doanh nghiệp nhỏ: Các mô hình tinh gọn thường ưu tiên WFH để tiết kiệm chi phí văn phòng, tăng linh hoạt trong vận hành và mở rộng phạm vi tuyển dụng mà không bị giới hạn bởi địa lý.

Cách Work From Home hiệu quả

Để mô hình WFH mang lại hiệu quả cao, cả doanh nghiệp và nhân viên cần xây dựng thói quen làm việc khoa học. Việc tạo ra một môi trường làm việc ổn định, tập trung và quản trị tốt sẽ giúp nâng cao hiệu suất ngay cả khi làm việc từ xa.

Thiết lập không gian làm việc hiệu quả

Một không gian làm việc chuyên biệt giúp bạn duy trì sự tập trung và tạo cảm giác “đang làm việc thật sự”. Hãy bố trí một góc làm việc riêng biệt với ánh sáng tốt, bàn ghế thoải mái và hạn chế tối đa các yếu tố gây xao nhãng. Khi tinh thần được đặt đúng trạng thái, bạn sẽ dễ đạt hiệu suất cao hơn dù đang làm việc tại nhà.

Xác định lịch làm việc rõ ràng

WFH dễ khiến nhịp sinh hoạt bị xáo trộn, vì vậy việc đặt ra khung giờ làm việc cố định là rất quan trọng. Hãy xây dựng thời gian biểu cho từng nhiệm vụ trong ngày, bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi. Việc tuân thủ nghiêm túc lịch trình sẽ giúp bạn duy trì kỷ luật và hạn chế tình trạng trễ deadline.

Giữ thói quen giao tiếp thường xuyên

Làm việc từ xa khiến bạn dễ bị tách khỏi tập thể nếu thiếu giao tiếp chủ động. Hãy cập nhật tiến độ định kỳ, trao đổi rõ ràng với đồng nghiệp và tham gia đầy đủ các cuộc họp online. Việc duy trì liên lạc thường xuyên không chỉ giúp tránh hiểu nhầm mà còn giữ cho đội ngũ gắn kết như khi làm tại văn phòng.

Học cách quản lý thời gian

Quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng cốt lõi trong Work From Home. Bạn có thể áp dụng các phương pháp như Pomodoro để tập trung theo từng phiên làm việc ngắn, kỹ thuật time-blocking để chia nhỏ nhiệm vụ trong ngày hoặc sử dụng to-do list để sắp xếp ưu tiên. Những phương pháp này giúp công việc được triển khai có hệ thống và giảm đáng kể sự căng thẳng.

Quản lý sức khỏe thể chất và tinh thần

Môi trường làm việc tại nhà có thể khiến bạn ngồi lâu hoặc thiếu vận động, dẫn đến mệt mỏi kéo dài. Hãy dành thời gian đứng lên đi lại, tập vài động tác giãn cơ và đừng quên dành khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc. Bên cạnh đó, hãy giữ ranh giới giữa công việc và đời sống riêng tư để đảm bảo tinh thần luôn ở trạng thái tốt nhất.

Ứng dụng phần mềm quản trị công việc

Công cụ quản lý công việc là “xương sống” của mô hình WFH. Các phần mềm như LinkCo giúp doanh nghiệp giao việc, theo dõi tiến độ, thiết lập KPI, báo cáo hiệu suất và giữ mọi thông tin tập trung tại một nơi. Nhờ đó, mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình và phối hợp mạch lạc dù không ngồi cùng một địa điểm.

Phần mềm LinkCo giúp doanh nghiệp vận hành mô hình Work From Home hiệu quả

Để triển khai Work From Home hiệu quả, doanh nghiệp cần một công cụ có khả năng giao việc rõ ràng, theo dõi tiến độ minh bạch và đảm bảo nhân sự luôn kết nối với nhau. LinkCo là nền tảng quản lý công việc linh hoạt, đáp ứng chính xác những nhu cầu:

• Giao việc, theo dõi tiến độ minh bạch: LinkCo hiển thị trạng thái từng nhiệm vụ theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm được ai đang làm gì, tiến độ đến đâu, tránh tình trạng trì trệ khi làm việc từ xa.
• Theo dõi KPI và hiệu suất trực tiếp trên hệ thống: Tính năng đánh giá hiệu suất giúp phát hiện sớm điểm nghẽn của từng cá nhân và phòng ban, rất hữu ích trong WFH khi không thể giám sát trực tiếp.
• Trao đổi và cộng tác ngay trong từng nhiệm vụ: Nhân sự có thể bình luận, trao đổi tài liệu, cập nhật kết quả ngay trong từng task, giảm lệ thuộc vào chat rời rạc và hạn chế hiểu lầm khi làm việc từ xa.
• Phân quyền rõ ràng, dữ liệu an toàn: LinkCo cho phép phân quyền từng vai trò, đảm bảo dữ liệu nội bộ vẫn an toàn dù nhân sự truy cập từ nhiều địa điểm và thiết bị khác nhau.
• Kết nối với các công cụ quen thuộc: Tích hợp Google Drive, Slack… giúp đội ngũ WFH dễ dàng chia sẻ tài liệu và phối hợp liền mạch như đang ở văn phòng.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu WFH là gì và lợi ích của nó. WFH là một hình thức làm việc không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn tăng sự hài lòng của nhân viên. Tuy nhiên, mô hình này cũng đi kèm thách thức như khó kiểm soát tiến độ, giảm tương tác trực tiếp.

Do vậy, để triển khai WFH hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý rõ ràng, ứng dụng phần mềm quản trị công việc như LinkCo cũng như duy trì thói quen giao tiếp thường xuyên giữa các nhóm.